社内での利用実績のある代理店は融通が利きますので、いくつかあれば相見積もりを取るといいと思います。, 例えば、旅行代理店に「●日～▲日　フランス・パリ、●日午前到着、▲日夕方以降出発」などの項目を伝えると見積もりを出してもらえます。 各主要旅行サイト、じゃらん、楽天トラベル、Expedia、など各旅行会社サイトで、国内航空券＋ホテルは簡単に予約できますね。 「〇日から3日間お邪魔しますが、そちらの支社の近くでみなさんが利用するホテルを予約いただけませんか？」と、現地の秘書さんにまず聞いてみます。, 土地勘のある方の手配や情報なら、治安もお値段的にも問題なく安心です。 スマホやPCはもちろん、テレビの大画面でも視聴可能です。ダウンロードすれば、データ通信料も気にせず楽しめます。月額料金は562円（税抜）。初回30日間は無料です。（※）, ※31日目～月末までは日割です。 場所や状況、同行者などによっていろいろなパターンがあるかと思いますが、私が実際に行っている出張手配の方法や体験をまとめてみましたので、ご参考にしてみてください！, そうです！上司の出張は、ある朝突然言い渡されます。笑 海外に支社がある場合は、アテンドに付いてくれることが多いので事前に現地に連絡しておくこと。 緊急窓口があると、週末や深夜にフライトの変更をする必要が生じた時に安心です。, また、国内出張なら旅行サイトから自分で簡単に手配できますが、海外の場合はキャンセルや非常時に手間がかかるので、しっかりした代理店を介するのがオススメです。, では、ここからは国内出張と国外出張、それぞれの私なりの注意点をお伝えしていきますね。, 【国内出張】 イメージアップを計る東京都知事・南勝子（萬田久子）とyoutube動画が人気の女芸人ゆりやんレトリィバァ（本人役）の会食をセッティングすることになった秘書の風間三和（大島優子）。都知事とイマドキの若者では会話が成立しないと危惧した三和が予約したのは名店のランチ。いざ食事が始まると、タメ口で若者言葉を連発するゆりやんに、勝子は終始イライラ…。はたしてイメージアップ作戦の行方は…!? 私は秘書業務に携わって6年目になります。 最初の会社（大手）では専務秘書、 今の会社（中規模）では社長秘書です。 秘書業務は奥が深く、とてもやりがいがありますよ☆ 私の知る限りでは、「出張同行や接待同行」は一切ありません。 　経済界の革命児と名高い実業家役にDAIGO、スーパードクターと呼ばれる女医役に中越典子、渋い大物俳優役に田山涼成、さらに、今や女芸人No.1の呼び声高いゆりやんレトリィバァが本人役で出演！個性あふれるゲスト陣が秘書たちを翻弄します。はたして、5人は“魅惑の会食”をセッティングし、ゲスト陣を満足させることができるのでしょうか…？, このドラマに登場する店や絶品メニュー、手土産はすべて、本編の監修も担当しているカリスマ秘書・渡邉華織さん（セクレタリーズ代表）がセレクトした実在するもの！　数々の大手企業でトップエグゼクティブを補佐してきた渡邉さんが、その“確かな目”で選んだリアルなグルメ情報が満載、気になった店には実際に足を運ぶことができるという斬新なドラマなのです。 出張手配の一番大事なポイントは「上司の好みに合わせる」ことです。, 私の上司の場合、国内外ともに好きな航空会社があります。 4、参加者・・・単独、社内の人と同行、外部の方と同行 「“相手のご両親”と食事する店を探している」という東都銀行の頭取秘書・照井七菜（広瀬アリス）。千代らは「結婚! Copyright - Minimal, 2019 All Rights Reserved. 　夜な夜なラーメン店に集う5人の秘書は、それぞれの上司から出された会食のセッティングというミッションを遂行するため、情報交換をしながらお店選びに臨みます。接待相手を100％以上満足させ、ボスの期待に応えてこそ一流の秘書！　はたして5人は魅惑の会食をセッティングし、ミッションを遂行することができるのでしょうか…？ 海外出張で気をつけたいのは、「パスポート」と「時差」と「緊急対応先」の3点です！ 好きなことは文字で表現することと これから秘書になりたい人や出張予定がある人は参考にしてください。, 詳しくはなぜ派遣がおすすめ？役員・社長秘書で時給3,000円【2020年】をご覧ください。, と言われることもありますが実際はうらやましがられるようなことはなく、むしろかなりハードだったりします。, 出張同行するときは自分の上司だけではなく、お客様や海外からのゲストを一緒に案内することも多いんです。, 例えばゲストの人数が多い場合は完全に添乗員の仕事に徹しますし、お客様を接待するときは完全に仲居さん役に徹します。, 海外出張に同行する場合、英語ができない上司であれば完全に通訳に徹することになります。, もともと海外旅行に慣れている上司であれば良いのですが海外に慣れていない上司の場合は語学だけでなく生活面のサポートも必要になります。, 本人は悪気がなくても文化を知らない場合に恥をかかせることになってしまうので注意が必要なんです。, チップの金額・飛行機の乗り方・トイレの使い方など国によってさまざまな違いがありますよね。, 例えば紅茶の文化が根付いているイギリスでお客さまと食事をしたとき、数百種類ある紅茶の中からおすすめの紅茶を選んでくれたお客様の目の前で紅茶を頼まずコーヒーを頼もうとしたときとか。, 「ビールが飲みたい」とシャンパンでスタートするのが主流なフランスでの会食の場でボソッと言ってみたりとか。, 「お土産にチョコレートを買って帰ったらどうか？」とチョコレートが美味しいベルギーですすめられているのにチョコレートではなくクッキーを買おうとしたり。, 「あなたはコミュニケーションが取れないのですか？」と相手に思われないようにできる限り事前にレクチャーしないといけません。, 国内出張では主にセミナーやイベントの手伝いで同行することが多いのですが、ゆっくりできる時間はほとんどありません。, 資料をセミナールームに運んだりセミナー会場の準備をしたりレストランの予約の人数変更をしたりします。, 出張中でも通常業務は発生しているのでセミナーが行われている間やすきま時間に通常業務をこなす感じになります。, 好奇心が旺盛な上司の場合すべてが新鮮に見えるらしく、ひとりであちこち行ってしまうんですよね。, また疲れがたまってくると気持ちが開放的になってしまい貴重品の管理がずさんになってしまうんです。, 支払いの時にお財布を思いっきり開いていくら入ってるか見えてしまっていたりヒヤヒヤすることが多々あります。, その都度伝えますが子どもではないので何度も同じことを注意するのって気が引けるんです。, しかし時には命に係わることもあるので傷つかないようにやんわり伝える努力をしたりしていました。, 私はヨーロッパ―の建築物が好きなのでヨーロッパ出張のときはテンションが上がります。, また商談先のお客様は普段日本で生活していたら会えない人達だったりするので出会いに感謝することができます。, 出張先で出会った人たちとは、その後も交流が続いていて長い人は10年以上連絡を取り合っています。, お城の一角をレストランに改造したお部屋でベルギー名産のホワイトアスパラをおいしく頂きました。, 宿泊先によってはプールがついているところが多いので朝食前の6：00くらいからひと泳ぎしたりします。, 出張先のホテルや機内、移動のタクシーの中などでゴルフボールでコリをほぐしているんです。, 床に置いて土踏まずのマッサージもできるし、腰や首のあたりをコロコロ転がすのもコリがほぐれて気持ちいいですんですよ。, 1日が50時間くらいあるんじゃないかと思うほど実際は濃厚なスケジュールをこなします。, 体力と気力の勝負でもありますが、人との出会い・おいしいものとの出会いがご褒美になりますよ！, オンライン秘書とライティングのお仕事をしています。 その際に気をつけたいのは、キャンセルポリシー！, 安いからとキャンセルポリシーが厳しいチケットを手配すると、キャンセルや日程変更の際に余計な費用が掛かってしまいますのでご注意を。 目的によって手配の仕方も違ってきますので、まずは内容を確認。, 1、出張の目的・・・内部 or 外部の会議、市場視察ツアー、イベントの参加 秘書の仕事の紹介をしています。今回は「海外出張」と「国内出張」に同行した時のことを記事にしました。秘書を目指している方や出張同行が予定されている人におすすめの記事です。 会食の席では、中座はしないのがビジネスマナーの基本なのです。 q: 会食で座敷の部屋に通されました。お店のホームページはテーブル席の写真だったので、うっかり素足で来てしまいました…。 お店の人と会食の相手にひとこと断るのが賢い選択です。 今回は出張手配をテーマにしてみたいと思います。 3、場所・・・国内or海外、社内の支社or外部 また現地の移動で車を用意してくれることもありますので、事前の声掛けは大事です。, イベント参加の場合（社内のオフサイトミーティングも）、主催者が会場に近い提携ホテルやツアーをあらかじめ用意してくれることが多いです。 5、移動手段・・・飛行機 or 新幹線、現地で車が必要かどうか, さて、ここまでヒアリングできたら、さっそく着手していきましょう！ ※再加入の場合、無料期間は付与されません。 　本編とはひと味違う、“表の顔”で一流秘書の本領を発揮する5人の活躍をどうぞお楽しみに！, 5人の秘書たちが知恵を絞ってもてなす接待相手として豪華ゲストの出演も続々決定！ ?」と浮足立つが、そんなおめでたい話ではなく…、取引先の老舗旅館の御曹司・椿原弘（石井智也）から恋人のふりをして彼の母・峰子（山下容莉枝）と父・椿原（おかやまはじめ）に会い、縁談を断るのに協力するのだという。七菜は“失敗しない店”を予約して恋人役を全うできる…？, 肉好きのスーパードクター・神宮寺美佐江（中越典子）を慶西大学病院にスカウトするための重要な接待をセッティングすることになった病院長秘書の朴四朗〈パク・サラン〉（シム・ウンギョン）。ステーキやすき焼きの名店で接待した他の病院に負けられないというサランが、あることを思いつき予約したのは、あまり接待で使われることのない韓国料理店！　意外なチョイスをしたサランの真意とは…？, 人気刑事ドラマの主演俳優・佐藤健四郎（田山涼成）に、一日署長を引き受けてもらいたいと意気込む警視庁の広報課長から会食のセッティングを頼まれた警務部長秘書の長谷不二子（菜々緒）。いざ、迎えた会食の日…見た目も麗しいフレンチの名店に現れた佐藤は、セクハラ発言を連発するドラマとは真逆のイヤな男！　大ファンだった不二子もげんなりするのだが…？, テレビ朝日とKDDIがタッグを組み、2020年4月にスタートした動画配信プラットフォーム。 新幹線チケットは発券してしまうと、キャンセル・時間変更は１度しかできませんが、Webやアプリで「スマートEX」を使えば乗車ギリギリまで何度でも変更・キャンセルが可能です。 まとめて書いてみましたが、国内、海外、支社、外部で手配の仕方も変わってくると思います。, 私はいつも「海外…フライト、ホテル、アジェンダ、支社のアテンド要請…」と必要なことをまず紙に書きだしてから手配に取り掛かります。 初めにフォーマットを作れば後は内容を変えるだけで毎回使えて簡単です。, 上司にはPDFで保存したものをメール添付して送っておけば、現地で携帯からも見やすいそうです。 2、日程・・・実働時間と、その前後・間の移動するトータル時間 国によってはビザ（米国のESTAなど）必須、パスポートの残存が6カ月以上など条件がありますので必ずチェックしましょう。, また訪問先との時差を計算し、睡眠・休憩時間を考慮に入れた行程を組みフライトの候補をいくつか出しています。, そして緊急対応先。 その時のやりとりの対応で自分が使いやすいと思った会社や、非常時に緊急窓口がある企業と取引するのがオススメです。 東京都在住ときどき海外にいます。. 秘書のみなさん、こんにちは！Sayakaです。 今回は出張手配をテーマにしてみたいと思います。 場所や状況、同行者などによっていろいろなパターンがあるかと思いますが、私が実際に行っている出張手配の方法や体験をまとめてみましたので、ご参考にしてみてください！ ※無料期間終了前に解約すると、料金の請求は発生しません。. 5G時代を迎える中、好きなときに、好きな場所で、テレビ朝日の人気番組を始めとする、ドラマ、バラエティー、アニメ、特撮、スポーツ番組に加え、国内外の映画、ドキュメンタリーなど、新作やオリジナルを含む、豊富なラインナップをお届けします。 Copyright ©  Hisholio All rights reserved. 2019年のベルギー出張の時の写真 出張の手配と旅程表作成を同時進行で進めるとモレがなく、効率がよいかもしれません。, いかがでしたでしょうか？ 本作では、用途や相手に合わせた接待や会食のセッティングという、おもてなし力が試される重要なミッションに臨む秘書たちの姿を、「望月千代 編」「照井七菜 編」「長谷不二子 編」「朴四朗（パク・サラン） 編」「風間三和 編」という5本のオリジナルストーリーでお届けします。さらに、秘書5人に加え、室井、江口も登場！　本編のメインキャスト7人が総出演し、毎回ラーメン店「萬」で楽しい掛け合いを繰り広げるという何とも豪華なスピンオフドラマが誕生します。 夜な夜なラーメン店に集う5人の秘書は、それぞれの上司から出された会食のセッティングというミッションを遂行するため、情報交換をしながらお店選びに臨みます。接待相手を100％以上満足させ、ボスの期待に応えてこそ一流の秘書！ 失敗の許されない出張手配ですから、私の方法もご参考にしつつミスなくスムーズに完璧を目指してください！, 営業職で培ったコミュニケーション力で、外資・日系の大手企業の秘書・アシスタント業務に従事してきました。現在は外国人上司の秘書兼グループアシスタントとして勤務中♪. 予定の変わりやすい上司の場合は、多少価格が高くてもキャンセルしやすいチケットを手配しておく方が無難だと思います。, また、移動の多い方は既にアプリをお持ちかもしれませんが、新幹線の場合は「スマートEX」が便利ですよ！ 時々、現地で大幅に予定を変えることもありますが（汗）、同行者や先方の支社などの関係者にも同じ旅程表を渡しておけばこれを見て打ち合わせもできます。 　本編とはひと味もふた味も違うキャスト陣の掛け合いを楽しむとともに、名店情報もゲットできる、お得感満載のオリジナルドラマ『ザ・接待～秘書のおもてなし～』が観られるのはTELASA（テラサ）だけ！ 会食や接待のお誘いや案内メールに「接待」という言葉を使ってはいけません。接待する相手は友人や同僚では無く、ほとんどの場合が目上のお客様・取引先などになりますから、丁寧なお伺いや言葉遣いを心がけてできるビジネスメールを送りましょう。 やり方はそれぞれですが、私は幸運にも優秀な先輩方に教えていただき、今ではそのフォーマットを自分も便利に使っています。, アジェンダをベースにした行程、フライトチケットの写し、宿泊情報、会議場所の地図、緊急コールセンターなどなど、旅行代理店のように、またはそれ以上に細かく作ります。 接待の案内メールの書き方・マナー. 転職して新しい会社に入社した際、当然旅行代理店と提携しているかと思いきや、「自分なりにお好きにどうぞ」という会社もあり、「ひゃーーー！！誰に聞いたらいいの～？？」ってこともありました。, －オンラインシステムで旅行代理店と提携している場合はマニュアルに沿って手配を進めます。, －オンラインは無くとも、コーポレートホテルや取引業者がある場合、総務課などに確認し利用する。, －すべて自分で手配する場合は、社内で旅行代理店を利用しているのかリサーチします。 また、出張先からも連絡がつく旅行代理店のコールセンター、海外保険証書をお渡しすることをお忘れなく。, 最後に、出張手配情報をまとめた旅程表の作成です。 オペラ鑑賞とおいしいお酒をのむこと。 　ぜひ本編と合わせて、こちらのオリジナルストーリーもお楽しみください。, 東都銀行の常務秘書・望月千代（木村文乃）は、担当ではない専務（春海四方）から会食のセッティングを頼まれる。お相手は多数のベンチャー企業を立ち上げ、経済界の革命児との呼び声高いNY生まれの実業家・与田雄一（DAIGO）。「会食に適した都内の店は全部頭に入っている」と断言する千代だが、SNSで人気店を酷評するなど、気難しい与田を満足させることはできる…？. 私は秘書業務に携わって6年目になります。 最初の会社（大手）では専務秘書、 今の会社（中規模）では社長秘書です。 秘書業務は奥が深く、とてもやりがいがありますよ☆ 私の知る限りでは、「出張同行や接待同行」は一切ありません。 招待状をいただいた際に、社内の参加者を取りまとめて先方にお願いすると手配もスムーズですね。, 手配の仕方は会社によって様々かと思います。 秘書の友人に聞いてみると、彼女の上司は「宿泊はコンパクトな部屋がいい。●●ホテル系列がいい。」とのご指定があるとのこと。, 上司の好きな移動手段（飛行機or新幹線）、ホテル（常宿、広さ、設備）、早めに現地に着きたいorギリギリでいい…など、事前にヒアリングをしたり、過去の実績を調べてみましょう。, また確定前にフライト時間やホテルの候補をいくつかリストにして、最終的に上司の選んだものを手配するのがベストだと思いますよ。, 支社がある場合は、先方の秘書さんに協力を仰ぎます。 ご参考まで私が実際に作成した旅程表をお見せします！, このように、今はGoogle mapで移動時間もわかりますし、出張先でのかなり詳細な移動時間を旅程表に記載できます。, 旅程表があると、遠く離れている上司の動向も把握できますし、秘書としてもこれを見ればパッと対策が取りやすいのでトラブルの際も安心。 新幹線の駅に向かう途中の上司が「これは間に合わないな！」と自分の手元で1本遅い新幹線に変更する、なんてこともできて非常に便利です。, 【海外出張】

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